Качество осуществления планирования, а следовательно, его соответствие реальным условиям экономической действительности во многом определяется своевременностью, точностью и полнотой полученной информации. Информационное обеспечение при планировании служит не только источником данных для анализа, но и само по себе является средством повышения обоснованности плана. Если информация более доступна, ее потребители могут сделать лучший прогноз и план, а следовательно, меньше потерять к больше получить.
Однако доступ к информации, на основе которой принимается решение о текущих и перспективных тенденциях развития, в условиях рынка ограничен, поскольку при наличии информации о работе собственной фирмы получение данных о работе других предприятий затруднено. Поэтому информация имеет на рынке ценность, к потенциальные пользователи готовы платить за нее. С учетом этого потребительную стоимость полной информации можно определить как разность между ожидаемой стоимостью положительного результата хозяйственной деятельности, когда имеется полное информационное обеспечение, и ожидаемой стоимостью, когда информация неполная.
Оценивая и обрабатывая информацию, следует иметь в виду, что она может быть полезной и использоваться эффективно, если строится на определенных принципах. К их числу относятся: выявление информационных потребностей и способов наиболее эффективного их удовлетворения; объективность отражения процессов производства, обращения, распределения и потребления, использования природных, трудовых, материальных и финансовых ресурсов; единство информации, поступающей из различных источников, а также плановых данных; устранение дублирования в первичной информации; оперативность информации, обеспечивающаяся применением новейших средств связи и внедрением методов дистанционной передачи первичных данных непосредственно на воспринимающие устройства ЭВМ; всесторонняя разработка первичной информации на ЭВМ с выведением на ее основе необходимых производственных показателей; возможные ограничения объема первичной информации и повышение коэффициента ее использования; кодирование первичных данных с целью эффективного использования каналов связи и преобразующих устройств; разработка программ использования и анализа первичной информации для целей планирования и управления.
В числе обозначенных принципов объективность отражения процессов производства, обращения, распределения и потребления, использования природных, трудовых, материальных и финансовых ресурсов выступает основным требованием, которому должны отвечать действующие в настоящее время системы информации, учета и отчетности.
Одним из важнейших требований при осуществлении планирования является единство информации учетных и плановых позиций. Однако этот принцип не всегда соблюдается. Первичная документация в различных организациях одной и той же отрасли не унифицирована, тем более нет такой унификации на предприятиях разных отраслей, при различных формах собственности. Научная система первичной экономической информации может основываться на единых принципах, свободных от ведомственной ограниченности и обособленности различных видов учета — бухгалтерского, статистического и оперативного.
Оперативность информации — одно из существенных условий организации учета, анализа и контроля во всех предприятиях. Однако действующая в настоящее время система бухгалтерского и статистического учета этому требованию в полной мере не отвечает. Для текущего управления деятельностью предприятия необходим оперативный учет, вопросы методологии и техники которого требуют обстоятельной разработки. Только принципиально иная система экономической информации и обработка ее с помощью быстродействующих электронных машин обеспечит своевременное поступление необходимых сведений.
Рациональная система информации предполагает сокращение объема передаваемых данных. На основе необходимого (строго ограниченного) числа базисных показателей, которые постоянно накапливаются в запоминающих устройствах ЭВМ, можно в свою очередь исчислять все производные показатели, выписывать динамические ряды, делать нужные сопоставления.
К массиву искомой информации предъявляются и некоторые другие требования:
- 1) по объекту и качеству: краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;
- 2) по целенаправленности: удовлетворение потребностей конкретных пользователей;
- 3) по точности и достоверности: правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.
Все источники информации для осуществления планирования могут быть подразделены на учетные и неучетные. К учетным источникам относятся:
- 1. Бухгалтерский учет и отчетность.
- 2. Статистический учет и отчетность.
- 3, Оперативный учет и отчетность.
- 4. Выборочные учетные данные.
В числе неучетных источников информации могут быть названы:
- 1. Материалы внутриведомственной и вневедомственной ревизии, внешнего и внутреннего аудита.
- 2. Материалы лабораторного и санитарного контроля.
- 3. Материалы проверок налоговой службы.
- 4. Материалы постоянно действующих производственных совещаний.
- 5. Материалы собраний трудовых коллективов и акционеров.
- 6. Материалы печати и других средств массовой информации.
- 7. Объяснительные, докладные записки, переписка с вышестоящими организациями, финансовыми и кредитными органами.
- 8. Материалы, получаемые в результате личных контактов с исполнителями.
В зарубежной практике хозяйствования большинство предприятий прибегает к услугам коммерческих исследовательских организаций, выступающих в качестве поставщиков рыночной информации. В составе этих организаций выделяют:
- консультационные бюро, предоставляющие своим клиентам рекомендации по принципам и методологии проведения исследований;
- фирмы, обеспечивающие проведение определенного вида исследований — выявление отношения покупателей к конкретному товару, анализ определенного рынка;
- фирмы, выполняющие один из этапов исследований — опрос потребителей, обработка данных анкет;
- универсальные фирмы, выполняющие все виды и этапы анализа.
Но тем не менее ряд исследований обязательно проводится самостоятельно. Это связано с необходимостью сохранения коммерческой безопасности и недопущения разглашения конфиденциальной информации.
В современных условиях для осуществления планирования характерно применение высокоэффективной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств и автоматизированной обработке цифровой и текстовой информации. Внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребностей в информации разных уровней принятия решений. Она состоит из компонентов отработки информации, внутренних и внешних каналов ее передачи.
Информационные системы последовательно реализуют принципы единства производственного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-аналитических расчетов. На конкретном предприятии обобщение информации происходит 41снизу вверх", а конкретизация информации — "сверху вниз". Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации.
Среди основных задач, решаемых в ходе формирования внутрифирменной системы информации, можно выделить.
- 1. Определение требований к содержанию информации и ее характеру в зависимости от целенаправленности.
- 2. Выработка системы хранения, использования и предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении.
- 3. Определение потребности в технических средствах.
- 4. Разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных.
- 5. Проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ маркетинга, при планировании, контроле, сборе и обработке цифровой информации.
- 6. Автоматизированная обработка и выдача текстовой ин формации.
- 7. Обеспечение копировальными устройствами, телексами и всеми средствами связи и коммуникаций.
- 8. Автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники.
В условиях рыночной экономики внутрифирменная система информации выполняет следующие функции:
- 1) определение потребности каждого пользователя в характере и содержании необходимой ему информации для оперативного управления деятельностью предприятия;
- 2) централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;
- 3) определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации;
- 4) обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;
- 5) разработка программных средств для прикладных программ.
В настоящее время информационные системы носят во многом разнонаправленный характер: с одной стороны, ощущается нехватка информации для принятия управленческих решений; с другой стороны, возрастание потока информации приводит к избыточности данных, и возникает необходимость сдерживания информационного потока. Другой отличительной особенностью информационных потоков является их, неоднородность и растущая сложность. В то же время при использовании автоматизированных систем обработки экономической информации становится возможным оперативный обмен данными по изучению рынка между различными пользователями этой информации на взаимовыгодной основе с применением новейших средств связи и методов дистанционной передачи данных.